A GDPR (általános adatvédelmi rendelet) hatálybalépése óta minden vállalkozás számára kiemelten fontos, hogy megfelelő és pontos adatkezelési tájékoztatóval rendelkezzen. Ennek ellenére sok cég elköveti azt a hibát, hogy egyszerűen lemásolja egy másik vállalkozás adatkezelési tájékoztatóját, abban a hitben, hogy ezzel időt és pénzt takarít meg. Ez azonban számos jogi és üzleti kockázatot rejt magában. Nézzük, miért nem érdemes ezt a gyakorlatot követni!
A másolt adatkezelési tájékoztató nem feltétlenül felel meg a cég saját adatkezelési gyakorlatának
Minden vállalkozás adatkezelési folyamatai egyediek. Az adatkezelési tájékoztatónak egyértelműen és átláthatóan kell bemutatnia az adatkezelési folyamatokat, pontosan tükröznie kell azokat az adatkezelési célokat, jogalapokat, adatfeldolgozókat és adattárolási időtartamokat, amelyeket a cég ténylegesen alkalmaz. Egy másik vállalkozás adatkezelési tájékoztatója nem fogja megfelelően lefedni a cég működését.
Adatvédelmi bírság kockázata
A lemásolt adatkezelési tájékoztató tartalmazhat olyan hibákat, illetve rendelkezhet olyan hiányosságokkal, melyeknek „köszönhetően” az alkalmazott adatvédelmi tájékoztató nem fog megfelelni a GDPR szerinti követelményeknek, ami akár jelentős bírságot is eredményezhet a cég számára.
Üzleti és reputációs kockázatok
Egy másolt adatkezelési tájékoztató azt a benyomást keltheti, hogy a cég nem veszi komolyan az adatvédelmi kötelezettségeit, ami csökkentheti a cég iránti bizalmat és ronthatja az üzleti hírnevet.
Hogyan kerülhetők el ezek a kockázatok?
- Egyedi adatkezelési tájékoztató készítése: Az adatkezelési tájékoztatót mindig az adott vállalkozás adatkezelési folyamatai alapján kell összeállítani.
- Szakértővel történő konzultáció: Érdemes adatvédelmi jogi területen tapasztalattal rendelkező ügyvédet bevonni az adatkezelési tájékoztató elkészítésébe.
- Rendszeres frissítés: Az adatkezelési tájékoztatót folyamatosan frissíteni kell, hogy igazodjon a jogszabályi változásokhoz és az üzleti tevékenység alakulásához.
Bár csábító lehet más cégek adatkezelési tájékoztatóját lemásolni, ez súlyos jogi és üzleti kockázatokat hordoz. Egy megfelelően kidolgozott, testreszabott adatkezelési tájékoztató nemcsak a GDPR-nak való megfelelést biztosítja, hanem erősíti a vállalkozás megbízhatóságát és hírnevét is.
